Doporučená, 2021

Redakce Choice

10 tipů a triků Google Drive pro zvýšení produktivity

Disk Google je jednou z nejpoužívanějších služeb cloudového úložiště, částečně díky tomu, že je automaticky integrován s každým účtem Google. Služba nabízí některé opravdu pěkné funkce, a to jak pro ukládání souborů, tak i pro vytváření sdílení, cloudových hostovaných dokumentů, tabulek, diapozitivů a mnohem více. Zatímco Disk Google používá mnoho lidí, ne každý nemusí znát všechny skvělé funkce, které nabízí služba cloud, a nepřeberné množství doplňků, které jsou pro něj k dispozici.

V tomto článku budu diskutovat o nejlepších tricích služby Disk Google, jak je používat a jak mohou pomoci při zvyšování produktivity služby. Čtěte dál a prozkoumejte všechny triky služby Disk Google:

1. Webová schránka

Jednou z nejlepších funkcí, které služba Disk Google nabízí ve svých webových aplikacích Dokumenty a listy, je webová schránka. Webová schránka je schopna ukládat věci, které do ní zkopírujete. Jak se liší od schránky v našich zařízeních? Existují dva klíčové rozdíly mezi schránkou v zařízení (například Mac) a webovou schránkou nabízenou v Disku Google:

  • Webová schránka je schopna uchovávat více kopií položek, zatímco standardní schránka v zařízení obvykle vždy drží pouze poslední zkopírovanou položku. To znamená, že můžete pomocí webové schránky zkopírovat velký počet položek a pak je jednoduše vložit na libovolné místo (v rámci služby Disk Google).
  • Webová schránka je také schopna kopírovat a vkládat data mezi různými listy . Můžete tedy kopírovat text z listu a vložit tento text do jiného listu. To je naprosto úžasné.

Kopírování textu pomocí klávesových zkratek, například „Ctrl + C“, však nefunguje . Chcete-li kopírovat text do webové schránky, budete muset vybrat text, přejděte na příkaz Upravit -> Webová schránka -> Kopírovat výběr do webové schránky .

2. Hlasové psaní

Když vytváříte soubor služby Dokumenty Google, můžete pomocí hlasového systému napsat vestavěný systém řeči Google do textového systému. Funguje to také překvapivě dobře. Nástroj pro rozpoznávání řeči může také lépe chápat příkazy jako „nový řádek“ a „období“ a reaguje na ně vytvořením nového řádku nebo vložením tečky do textu.

Tato funkce bohužel nefunguje na Safari (protože Safari nepodporuje WebRTC), ale funguje na většině hlavních prohlížečů, včetně Google Chrome, Firefox, Edge atd. Chcete-li používat Hlasové psaní, stačí jít do Nástroje -> Psaní hlasu v souboru služby Dokumenty Google.

3. Přidejte odkazy na Dokumenty bez opuštění webové aplikace

Mít neustále hledat věci na webu, kopírovat jejich odkazy a přidávat je do dokumentu může být rychle nepříjemné a únavné. Disk Google to opravuje také. Můžete jednoduše vybrat text, na který chcete vytvořit hypertextový odkaz, a stiskněte klávesu „ Cmd + K “ nebo „ Ctrl + K “. Otevře se malé dialogové okno těsně pod vybraným textem, kde můžete hledat klíčová slova a vybrat příslušný odkaz, který se pak v dokumentu automaticky zobrazí.

4. Publikování souborů na web

Disk Google nabízí také funkci pro publikování souborů Dokumentů, Listů nebo Snímků na webu. To obchází potřebu sdílet odkazy na dokument s lidmi. Položky publikované na webu pomocí služby Disk Google lze sdílet prostřednictvím odkazu nebo je lze vložit do webové stránky. Nejvhodnější součástí používání funkce „publikovat na webu“ služby Disk Google je, že jej můžete nastavit tak, aby se aktualizoval vždy, když provedete změny v souboru. To znamená, že publikovaný obsah bude automaticky aktualizován při každé úpravě původního souboru.

Chcete-li soubor publikovat na webu, můžete soubor jednoduše otevřít v Dokumentech Google a přejít na Soubor -> Publikovat na web.

5. Zobrazení klávesových zkratek pro Disk Google

Pokud jste něco jako já, dáváte přednost tomu, abyste pomocí klávesnice používali co nejvíce zařízení. Použití klávesových zkratek je nejen jednodušší, ale také ušetří spoustu cenného času. Pokud nejste přesvědčeni, zvažte, co je jednodušší: kopírování textu pomocí kláves „Ctrl + C“ nebo kliknutím pravým tlačítkem myši a výběrem možnosti „Kopírovat“? To se týká téměř všeho, co v našich zařízeních děláme, a Disk Google není výjimkou.

Pokud chcete rozšířit své znalosti o klávesových zkratkách, které fungují ve webové aplikaci Disk Google, můžete jednoduše stisknout klávesu „Ctrl + /“ a zobrazí se karta se všemi různými klávesovými zkratkami, které jsou k dispozici na Disku Google.

6. OCR na Obrázcích a PDF

Disk Google má také poměrně elegantní funkci OCR skrytou uvnitř webové aplikace (a aplikaci pro Android, bohužel ne v aplikaci pro systém iOS). Tato funkce může rozpoznat text uvnitř obrázků a PDF a vytvořit upravitelný, prohledávatelný soubor Dokumentů Google. Není to úžasné? Omezení této metody spočívá v tom, že text by měl být úhledně napsán a měl by přednostně správně kontrastovat se zbytkem obrázku nebo OCR nemusí být schopen rozpoznat text správně.

OCR na Disku Google také nedochází ke změně formátování dokumentu při převodu dokumentu do souboru Google Docs, což znamená, že jakýkoli formátovaný text bude rozpoznán jako normální text bez formátování.

Chcete-li použít OCR na svých obrázcích nebo PDF, nahrajte je na Disk Google. Poté na ně klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte možnost „ Otevřít v Dokumentech Google “ a Disk Google převede obrázek / PDF do upravitelného souboru „pouze pro text“.

Testoval jsem možnosti OCR služby Disk Google vytvořením ukázkového souboru JPEG skládajícího se z textu, tabulky, formátovaného textu a nějakého textu v kaligrafických fontech.

To je v žádném případě nejlepší uznání můžete dostat na OCR, ale bude to fungovat pro vaše základní potřeby. Pokud potřebujete software OCR, který dokáže bezchybně rozpoznat a extrahovat text, data a formátování z dokumentů, můžete si přečíst náš článek o nejlepším softwaru OCR.

7. Viz Soubory seřazené podle velikosti

Disk Google třídí nahrané soubory a složky podle pravidla „Poslední změněné první“. To může být užitečné, protože zajišťuje, že soubory, které jste nahráli naposledy, jsou v horní části, pro snadný přístup. Pokud však na vašem účtu Google Drive není dostatek volného místa, můžete soubory seřadit podle jejich velikosti, abyste zjistili, kde můžete místo ušetřit nejvíce.

Zatímco to není možné provést, můžete službu Disk Google stále uspořádat podle velikosti podle následujících kroků:

  • Na domovské stránce služby Disk Google umístěte kurzor myši na možnost „ Upgrade storage “ v dolní části levého panelu.

  • Zobrazí se okno s rozpisem použití, klikněte na „ Disk “ a Disk Google seřadí všechny soubory podle velikosti.

8. Zkontrolujte svůj zápis pro plagiátorství a gramatické chyby

Disk Google má k dispozici spoustu doplňků, které mohou výrazně zvýšit produktivitu a efektivitu používání služeb Google, jako jsou Dokumenty Google, listy atd. Jeden takový doplněk se nazývá ProWritingAid a je to nástroj, který může dokument zkontrolovat gramatické chyby, pravopisné kombinace a plagiátorství, mezi mnoho dalších funkcí.

Samotný nástroj je zaplacen (začíná na 40 dolarů za rok), ale nabízí 14denní zkušební verzi, takže si to můžete vyzkoušet, než na to utratíte peníze.

9. Automatické ukládání e-mailů a příloh na Disk Google

Další doplněk pro listy Google, nazvaný Uložit e-maily a přílohy, dělá přesně to, co jeho název naznačuje. Pravidla můžete definovat na základě faktorů, jako je e-mailová adresa odesílatele, předmět, velikost zprávy, přílohy atd., A doplněk se spustí automaticky každou hodinu a synchronizuje e-maily z e-mailového účtu služby Gmail do tabulky . Uloží také kopii e-mailu ve formátu PDF do služby Disk Google spolu s přílohami v e-mailu.

Doplněk lze v případě potřeby spustit také ručně, a to tak, že přejdete do složky Doplňky-> Uložit e-maily a přílohy -> Správa pravidel -> Spustit ručně

10. Přidejte více řádků a sloupců do tabulek Google

Google Sheets je docela dobře zaoblený nástroj a poskytuje téměř všechny funkce tabulkového procesoru, které by někdo potřeboval. Zkombinujte to s množstvím doplňků, které jsou k dispozici pro listy Google, a uvidíte, jak neuvěřitelně silný může být. Jedinou nevýhodou Google Sheets však je, že neumožňuje uživatelům, aby v listu přidávali více řádků a sloupců. To umožňuje pouze přidávat řádky a sloupce jeden po druhém, ale to může být únavné, pokud potřebujete přidat více řádků a / nebo sloupců do tabulky. K vyplnění této mezery ve funkčnosti můžete použít doplněk s názvem „Přidat řádky a sloupce“. Tento doplněk vám umožňuje snadno přidat více řádků a sloupců v sadách Google.

Staňte se službou Google Drive Ninja!

Nyní, když víte o těchto tricích a funkcích, které zvyšují funkčnost pro různé služby Drive, jako jsou Dokumenty, Listy atd., Můžete je začlenit do svého každodenního pracovního postupu, abyste mohli být produktivnější a efektivnější při používání cloudových služeb Google. Disk Google má spoustu dalších funkcí, které lze odemknout pomocí doplňků a chromových aplikací, které s ním pracují. Existuje několik dalších doplňků a aplikací, které byste měli z webu Chrome Chrome vyzkoušet a v aplikaci Dokumenty Google, listy a snímky.

Pokud víte o doplňku služby Disk Google, triku nebo aplikaci Chrome, o které si myslíte, že jsme v tomto článku zmeškali, dejte nám o tom vědět. Rádi bychom také slyšeli o způsobech, jak používat Disk Google, abyste byli produktivnější, a to jak osobně, tak v práci. Podělte se o své zkušenosti s Diskem Google a myšlenky na jeho používání v sekci Komentáře níže.

Top