Doporučená, 2021

Redakce Choice

12 Základní email Etiquettes Všichni by měli následovat

Není pochyb o tom, že e-mail způsobil revoluci ve způsobu, jakým spolu komunikujeme. A přestože lidé mohou v dnešní době stále častěji preferovat věci, jako jsou sociální sítě a aplikace pro zasílání okamžitých zpráv pro chatování s přáteli, pravdou zůstává, že pokud jde o správnou komunikaci, e-mail je stále preferovaným médiem.

Od univerzit po globální korporace a od studentů až po generální ředitele se e-mail používá téměř všude, a všichni. To znamená, že téměř všichni z nás mají více e-mailových adres, s jedním nebo více poskytovatelů e-mailů. Ale skutečnou otázkou je, zda potvrzujeme protokol (y) správného používání e-mailu?

Pokud si nejste jisti odpovědí, pak tento článek, zdůrazňující základní e-mailové etikety, které by měli všichni následovat, je pro vás. Takže bez dalších okolků, tady jdou.

Základní email Etiquettes

1. Použijte profesionální e-mailovou adresu

Vaše e-mailová adresa je často považována za ukazatel vaší osobnosti. Z tohoto důvodu je důležité mít profesionálně vypadající e-mailovou adresu, obvykle s vašimi prvními a posledními jmény, které tvoří její část „uživatelské jméno“ . To je ještě důležitější, pokud máte v úmyslu použít e-mailovou adresu pro profesionální komunikaci (např. Zasílání životopisů náborovým pracovníkům, poskytování pracovních vzorků klientům).

Pokud není vaše uživatelské jméno k dispozici, můžete přidat číslo podle svého výběru (např. Datum narození), abyste ho získali . Citovat několik příkladů, [email protected] nebo [email protected] lze považovat za dobrou volbu. Na druhé straně použijte něco jako [chráněný e-mailem] nebo [chráněný e-mailem] a můžete si být jisti, že vaše e-maily nebudou příjemci ani otevřeny.

Tip: Pro všechny vaše profesionální potřeby používejte pokud možno samostatnou e-mailovou adresu. A pokud vám nevadí ostřelování pár babek, je nejlepší jít na hostovaný e-mail s vlastní doménou.

2. Vždy uvádějte předmět a udržujte ho jasný a výstižný

Předmět předmětu je jednou z nejdůležitějších složek e-mailu, protože okamžitě poskytuje příjemci představu o informacích obsažených v e-mailu . To je důvod, proč všechny vaše e-maily by měly mít předmět, i když obsah není tak důležitý. Vynechání prázdného předmětu je vnímáno jako nedbalost na straně odesílatele.

A co je ještě důležitější, předmět by měl být stručný a věcný, takže příjemce může co nejrychleji zjistit obsah e-mailu. Několik příkladů je přiloženo Zprávu o projektu , Průzkum výkonnosti - včasná reakce vyžádaná a podobné věci.

3. Použijte standardní písma a minimální formátování

Bez ohledu na to, jak moc se vám líbí tyto luxusní písma máte na vašem PC, jsou absolutní ne-ne, pokud jde o skládání e-mailů. To proto, že pokud používáte nestandardní písmo a není nainstalováno v počítači příjemce, text e-mailu se nezobrazí tak, jak má . To je důvod, proč většina e-mailových služeb má k dispozici pouze několik standardních, serifových a sans-serif fontů (např. Times New Roman, Arial) pro tvorbu e-mailu. A měli byste se jich držet.

Také udržujte formátování v e-mailu co nejmenší. Pokud nepotřebujete zdůraznit určitou sekci, řádek atd. V obsahu e-mailu, nepoužívejte zvýraznění a barvy textu . Ve skutečnosti by barva textu e-mailu měla být pouze černá, protože je nejčitelnější.

4. Vyhněte se překlepům, nesprávnému používání gramatiky a chybám interpunkce

Ačkoli ne každý tam je gramatický nacista, a to není zločinec mít neúmyslný překlep nebo dva ve vašich e-mailech, nesprávné používání jazyka, věta struktura atd., Obecně dává příjemci (s) negativní dojem. Je tedy nesmírně důležité, abyste trojnásobně zkontrolovali předmět, tělo a všechny ostatní textové prvky e-mailu, abyste se dostali k neúmyslným gramatickým a interpunkčním chybám (a opravte je, pokud byly nalezeny), dříve než stisknete tlačítko „Odeslat“.

A co víc, nikdy byste neměli používat více interpunkčních znamének (např. !!!) ve vašich e-mailech. Totéž platí pro slangová slova (např. LMAO), populární kontrakce (např. Gotcha!) A emotikony. Všechny tyto věci vypadají velmi nezralé a neprofesionální a jsou nejlepší pouze pro sociální sítě a chat.

Tip: Vždy dbejte na to, jak ve svých e-mailech vyděláváte slova, věty atd. E-mail (nebo cokoliv jiného, ​​na to přijde) by nikdy neměl být nikdy složen ve VŠECH KAPSÁCH, protože je považován za internetový ekvivalent křik.

5. Uveďte popisné názvy příloh

Více často než ne, musíme posílat / přijímat více souborů jako přílohy s našimi e-maily. I když je to velmi nutné, nic nemůže být horší než příjem e-mailu, který je načten s mnoha náhodně pojmenovanými soubory (např. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), které nedávají smysl. Kdykoliv tedy odesíláte přílohy s e-mailem, přejmenujte je na některé popisné názvy souborů, aby příjemce okamžitě poznal jejich obsah, aniž by je musel otevřít. Pokud například posíláte životopis potenciálnímu zaměstnavateli, uveďte název jako CurrentResume_JohnDoe . Jednoduché a snadné.

Také pokud máte v úmyslu posílat velké množství (např. 20) příloh s e-mailem, je lepší je nejprve zkombinovat do archivu Zipped . Pro ještě větší srozumitelnost můžete samostatně uvést podrobnosti, jako je počet příloh, celková velikost archivu atd. V textu těla e-mailu.

6. Vždy uveďte podpis

Podpis je nezbytný pro řádné uzavření nebo ukončení textu těla e-mailu . Důležitější však je, že e-mailu a jeho obsahu propůjčuje také „pravost“ . Takže všechny vaše e-maily by měly obsahovat váš podpis. Stačí vytvořit a uložit podpis v nastavení e-mailu a bude automaticky přidán na konci každého e-mailu, který vytvoříte.

Mluvit o „co“ by mělo být součástí podpisu, je to něco, o čem byste se měli rozhodnout, protože se liší od jedné osoby k druhé. Jako obecné pravidlo můžete uvést kontaktní informace (např. Oficiální číslo, sekundární e-mail) a odkazy na vaše sociální profily . Stručně řečeno, podpis by měl sloužit jako karta digitálního kontaktu. Ale nepřetěžujte ji příliš zbytečnými informacemi.

7. Potvrďte příjem e-mailů

E-mail moderního dne pokročil natolik, že jakmile stisknete tlačítko „Odeslat“, můžete si být jisti, že se dostane do složky Doručená pošta příjemce, o sekundu nebo dvě později. Nicméně, stejně jako u jakékoli technologie, může e-mail (a příležitostně) trpět také prostoji . Jakmile obdržíte e-mail (zejména pokud je to důležité), potvrďte jeho přijetí tak, že odpovíte odesílateli malou zprávou.

I když není možné uznat každý email, který dostanete, měli byste to zkusit. Ještě důležitější je, měli byste Potvrďte e-mail, který je vám chybně odeslán, protože odesílatel může čekat na odpověď z druhé strany. To bude mít za následek, že se odesílatel dozví o této chybě a také uloží skutečný příjemci e-mailu nějaké problémy.

8. Použijte správné pozdravy

Když mluvíme s lidmi tváří v tvář, nebo dokonce telefonicky, vždy je začneme pozdravem. Stejné pravidlo platí i pro e-maily, takže vaše e-maily by měly mít vždy správné pozdravy pro příjemce. V závislosti na tom, kdo posíláte e-mail, může být oslovení formální (např. Vážený pane Johnson, profesor Keller), nebo neformální (Ahoj Adam, Ahoj Jenno) . Stejně tak konec (např. Pozdravy, S pozdravem) musí mít stejný základní tón jako začátek pozdravu, stejně jako celkové poselství.

Stojí za zmínku, že byste měli upustit od používání extrémně neformálních a každodenních pozdravů (např. Co je?) V e-mailech . Je samozřejmé, že je to považováno za velmi neprofesionální.

9. Nepoužívejte Odpovědět vše pokaždé

Jsou chvíle, kdy obdržíte e-mail, který je také zaslán několika dalším příjemcům (např. Důležité oznámení ve společnosti). Při reakci na tyto zprávy však spěšně použijete možnost „Odpovědět všem“ . To nejenže posílá odpověď původnímu odesílateli, ale všem ostatním, kteří obdrželi e-mail, zda je odpověď určena pro ně nebo ne . To je dokonalý způsob, jak ucpávat poštovní schránky příjemců.

Z tohoto důvodu buďte opatrní, když reagujete na e-maily s více příjemci, a použijte volbu „Odpovědět“ . Pokud máte 100% jistotu, že vaše odpověď je určena pro všechny v seznamu příjemců, použijte možnost „Odpovědět všem“.

10. Řádně používejte pole Kopie a Skrytá kopie

Spolu s polem „To“ jsou pole „ Cc “ a „ Bcc “ něco, o čem každý, kdo kdy měl e-mail, ví. Ale i poté je většina lidí používá nesprávně. Zde je přehled o tom, co jsou a kdy mají být použity :

  • Cc: Vychází z kopie uhlíku. Pokud jsou někteří příjemci, kterým chcete poslat e-mail, ale nechcete, aby věděli, že tento e-mail je „spravedlivý“ pro ně, zadejte do tohoto pole své e-mailové adresy. Každý příjemce může vidět e-mailové adresy ostatních v poli Kopie.
  • Skrytá kopie: Short to Blind Carbon Copy. Pokud existuje více příjemců, kterým chcete poslat e-mail, ale chcete, aby se sami viděli jako jediní příjemci e-mailu, zadejte do tohoto pole své e-mailové adresy. Každý příjemce v poli Skrytá může zobrazit pouze svou vlastní e-mailovou adresu a nikoli ostatní. Tato volba je vhodnější pro soukromí.

11. Včasné odpovědi na e-maily

Vzhledem k tomu, kolik e-mailů dostáváme denně, je téměř nemožné odpovědět všem z nich hned. Nicméně, i když je e-mail na vaší prioritě trochu nízký, měli byste se na něj včas pokusit reagovat . Obecně by to mělo být do 24-48 hodin od obdržení e-mailu. A pokud nebudete moci nějakou dobu odpovídat na e-maily (např. Kvůli přestávce), použijte funkci automatického odpovídače nebo funkce reagující na dovolenou, kterou má většina e-mailových služeb.

12. Správně formátovat e-maily před přeposíláním

Jakmile je na e-mailu stisknuto tlačítko „Přeposlat“, celá zpráva (včetně obrázků, chybně zarovnaného textu atd., Které může mít) je podivně odsazena doprava a vložena do prázdného e-mailu, takže můžete zadat e-mailové adresy příjemců a odešlete je. To neznamená pouze formátování původního e-mailu, ale také zavádí do prostoru pro předávání e-mailů mnoho bílých a dalších symbolů (>), což činí e-mail téměř nečitelným.

Chcete-li to vyřešit, měli byste správně naformátovat přeposílaný e-mail, pokud je vložen do prázdného e-mailu . To zahrnuje odstranění extra bílého prostoru, stejně jako zbavení se dalších znaků, prázdných řádků a podobných věcí.

Použijte e-mail tak, jak má být použit

Vzhledem k tomu, že se jedná o primární prostředek komunikace v dnešním světě připojeném k Internetu, je nesmírně důležité, aby byl e-mail používán v souladu se správnými pravidly, která zahrnují vše od toho, jak pozdravíte příjemce, až po vybraný styl písma. A výše popsané etikety vám pomáhají dělat to, co dělá, a tím přispívají k lepšímu a produktivnějšímu e-mailu. Vyzkoušejte je a dejte nám vědět své oblíbené v komentářích níže.

Top