Není pochyb o tom, že e-mail způsobil revoluci ve způsobu, jakým spolu komunikujeme. A přestože lidé mohou v dnešní době stále častěji preferovat věci, jako jsou sociální sítě a aplikace pro zasílání okamžitých zpráv pro chatování s přáteli, pravdou zůstává, že pokud jde o správnou komunikaci, e-mail je stále preferovaným médiem.
Od univerzit po globální korporace a od studentů až po generální ředitele se e-mail používá téměř všude, a všichni. To znamená, že téměř všichni z nás mají více e-mailových adres, s jedním nebo více poskytovatelů e-mailů. Ale skutečnou otázkou je, zda potvrzujeme protokol (y) správného používání e-mailu?
Pokud si nejste jisti odpovědí, pak tento článek, zdůrazňující základní e-mailové etikety, které by měli všichni následovat, je pro vás. Takže bez dalších okolků, tady jdou.
Základní email Etiquettes
1. Použijte profesionální e-mailovou adresu
Vaše e-mailová adresa je často považována za ukazatel vaší osobnosti. Z tohoto důvodu je důležité mít profesionálně vypadající e-mailovou adresu, obvykle s vašimi prvními a posledními jmény, které tvoří její část „uživatelské jméno“ . To je ještě důležitější, pokud máte v úmyslu použít e-mailovou adresu pro profesionální komunikaci (např. Zasílání životopisů náborovým pracovníkům, poskytování pracovních vzorků klientům).
Pokud není vaše uživatelské jméno k dispozici, můžete přidat číslo podle svého výběru (např. Datum narození), abyste ho získali . Citovat několik příkladů, [email protected] nebo [email protected] lze považovat za dobrou volbu. Na druhé straně použijte něco jako [chráněný e-mailem] nebo [chráněný e-mailem] a můžete si být jisti, že vaše e-maily nebudou příjemci ani otevřeny.
Tip: Pro všechny vaše profesionální potřeby používejte pokud možno samostatnou e-mailovou adresu. A pokud vám nevadí ostřelování pár babek, je nejlepší jít na hostovaný e-mail s vlastní doménou.
2. Vždy uvádějte předmět a udržujte ho jasný a výstižný
Předmět předmětu je jednou z nejdůležitějších složek e-mailu, protože okamžitě poskytuje příjemci představu o informacích obsažených v e-mailu . To je důvod, proč všechny vaše e-maily by měly mít předmět, i když obsah není tak důležitý. Vynechání prázdného předmětu je vnímáno jako nedbalost na straně odesílatele.
A co je ještě důležitější, předmět by měl být stručný a věcný, takže příjemce může co nejrychleji zjistit obsah e-mailu. Několik příkladů je přiloženo Zprávu o projektu , Průzkum výkonnosti - včasná reakce vyžádaná a podobné věci.
3. Použijte standardní písma a minimální formátování
Bez ohledu na to, jak moc se vám líbí tyto luxusní písma máte na vašem PC, jsou absolutní ne-ne, pokud jde o skládání e-mailů. To proto, že pokud používáte nestandardní písmo a není nainstalováno v počítači příjemce, text e-mailu se nezobrazí tak, jak má . To je důvod, proč většina e-mailových služeb má k dispozici pouze několik standardních, serifových a sans-serif fontů (např. Times New Roman, Arial) pro tvorbu e-mailu. A měli byste se jich držet.
Také udržujte formátování v e-mailu co nejmenší. Pokud nepotřebujete zdůraznit určitou sekci, řádek atd. V obsahu e-mailu, nepoužívejte zvýraznění a barvy textu . Ve skutečnosti by barva textu e-mailu měla být pouze černá, protože je nejčitelnější.
4. Vyhněte se překlepům, nesprávnému používání gramatiky a chybám interpunkce
Ačkoli ne každý tam je gramatický nacista, a to není zločinec mít neúmyslný překlep nebo dva ve vašich e-mailech, nesprávné používání jazyka, věta struktura atd., Obecně dává příjemci (s) negativní dojem. Je tedy nesmírně důležité, abyste trojnásobně zkontrolovali předmět, tělo a všechny ostatní textové prvky e-mailu, abyste se dostali k neúmyslným gramatickým a interpunkčním chybám (a opravte je, pokud byly nalezeny), dříve než stisknete tlačítko „Odeslat“.
A co víc, nikdy byste neměli používat více interpunkčních znamének (např. !!!) ve vašich e-mailech. Totéž platí pro slangová slova (např. LMAO), populární kontrakce (např. Gotcha!) A emotikony. Všechny tyto věci vypadají velmi nezralé a neprofesionální a jsou nejlepší pouze pro sociální sítě a chat.
Tip: Vždy dbejte na to, jak ve svých e-mailech vyděláváte slova, věty atd. E-mail (nebo cokoliv jiného, na to přijde) by nikdy neměl být nikdy složen ve VŠECH KAPSÁCH, protože je považován za internetový ekvivalent křik.
5. Uveďte popisné názvy příloh
Více často než ne, musíme posílat / přijímat více souborů jako přílohy s našimi e-maily. I když je to velmi nutné, nic nemůže být horší než příjem e-mailu, který je načten s mnoha náhodně pojmenovanými soubory (např. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), které nedávají smysl. Kdykoliv tedy odesíláte přílohy s e-mailem, přejmenujte je na některé popisné názvy souborů, aby příjemce okamžitě poznal jejich obsah, aniž by je musel otevřít. Pokud například posíláte životopis potenciálnímu zaměstnavateli, uveďte název jako CurrentResume_JohnDoe . Jednoduché a snadné.
Také pokud máte v úmyslu posílat velké množství (např. 20) příloh s e-mailem, je lepší je nejprve zkombinovat do archivu Zipped . Pro ještě větší srozumitelnost můžete samostatně uvést podrobnosti, jako je počet příloh, celková velikost archivu atd. V textu těla e-mailu.
6. Vždy uveďte podpis
Podpis je nezbytný pro řádné uzavření nebo ukončení textu těla e-mailu . Důležitější však je, že e-mailu a jeho obsahu propůjčuje také „pravost“ . Takže všechny vaše e-maily by měly obsahovat váš podpis. Stačí vytvořit a uložit podpis v nastavení e-mailu a bude automaticky přidán na konci každého e-mailu, který vytvoříte.
Mluvit o „co“ by mělo být součástí podpisu, je to něco, o čem byste se měli rozhodnout, protože se liší od jedné osoby k druhé. Jako obecné pravidlo můžete uvést kontaktní informace (např. Oficiální číslo, sekundární e-mail) a odkazy na vaše sociální profily . Stručně řečeno, podpis by měl sloužit jako karta digitálního kontaktu. Ale nepřetěžujte ji příliš zbytečnými informacemi.
7. Potvrďte příjem e-mailů
E-mail moderního dne pokročil natolik, že jakmile stisknete tlačítko „Odeslat“, můžete si být jisti, že se dostane do složky Doručená pošta příjemce, o sekundu nebo dvě později. Nicméně, stejně jako u jakékoli technologie, může e-mail (a příležitostně) trpět také prostoji . Jakmile obdržíte e-mail (zejména pokud je to důležité), potvrďte jeho přijetí tak, že odpovíte odesílateli malou zprávou.
I když není možné uznat každý email, který dostanete, měli byste to zkusit. Ještě důležitější je, měli byste Potvrďte e-mail, který je vám chybně odeslán, protože odesílatel může čekat na odpověď z druhé strany. To bude mít za následek, že se odesílatel dozví o této chybě a také uloží skutečný příjemci e-mailu nějaké problémy.
8. Použijte správné pozdravy
Když mluvíme s lidmi tváří v tvář, nebo dokonce telefonicky, vždy je začneme pozdravem. Stejné pravidlo platí i pro e-maily, takže vaše e-maily by měly mít vždy správné pozdravy pro příjemce. V závislosti na tom, kdo posíláte e-mail, může být oslovení formální (např. Vážený pane Johnson, profesor Keller), nebo neformální (Ahoj Adam, Ahoj Jenno) . Stejně tak konec (např. Pozdravy, S pozdravem) musí mít stejný základní tón jako začátek pozdravu, stejně jako celkové poselství.
Stojí za zmínku, že byste měli upustit od používání extrémně neformálních a každodenních pozdravů (např. Co je?) V e-mailech . Je samozřejmé, že je to považováno za velmi neprofesionální.
9. Nepoužívejte Odpovědět vše pokaždé
Jsou chvíle, kdy obdržíte e-mail, který je také zaslán několika dalším příjemcům (např. Důležité oznámení ve společnosti). Při reakci na tyto zprávy však spěšně použijete možnost „Odpovědět všem“ . To nejenže posílá odpověď původnímu odesílateli, ale všem ostatním, kteří obdrželi e-mail, zda je odpověď určena pro ně nebo ne . To je dokonalý způsob, jak ucpávat poštovní schránky příjemců.
Z tohoto důvodu buďte opatrní, když reagujete na e-maily s více příjemci, a použijte volbu „Odpovědět“ . Pokud máte 100% jistotu, že vaše odpověď je určena pro všechny v seznamu příjemců, použijte možnost „Odpovědět všem“.
10. Řádně používejte pole Kopie a Skrytá kopie
Spolu s polem „To“ jsou pole „ Cc “ a „ Bcc “ něco, o čem každý, kdo kdy měl e-mail, ví. Ale i poté je většina lidí používá nesprávně. Zde je přehled o tom, co jsou a kdy mají být použity :
- Cc: Vychází z kopie uhlíku. Pokud jsou někteří příjemci, kterým chcete poslat e-mail, ale nechcete, aby věděli, že tento e-mail je „spravedlivý“ pro ně, zadejte do tohoto pole své e-mailové adresy. Každý příjemce může vidět e-mailové adresy ostatních v poli Kopie.
- Skrytá kopie: Short to Blind Carbon Copy. Pokud existuje více příjemců, kterým chcete poslat e-mail, ale chcete, aby se sami viděli jako jediní příjemci e-mailu, zadejte do tohoto pole své e-mailové adresy. Každý příjemce v poli Skrytá může zobrazit pouze svou vlastní e-mailovou adresu a nikoli ostatní. Tato volba je vhodnější pro soukromí.
11. Včasné odpovědi na e-maily
Vzhledem k tomu, kolik e-mailů dostáváme denně, je téměř nemožné odpovědět všem z nich hned. Nicméně, i když je e-mail na vaší prioritě trochu nízký, měli byste se na něj včas pokusit reagovat . Obecně by to mělo být do 24-48 hodin od obdržení e-mailu. A pokud nebudete moci nějakou dobu odpovídat na e-maily (např. Kvůli přestávce), použijte funkci automatického odpovídače nebo funkce reagující na dovolenou, kterou má většina e-mailových služeb.
12. Správně formátovat e-maily před přeposíláním
Jakmile je na e-mailu stisknuto tlačítko „Přeposlat“, celá zpráva (včetně obrázků, chybně zarovnaného textu atd., Které může mít) je podivně odsazena doprava a vložena do prázdného e-mailu, takže můžete zadat e-mailové adresy příjemců a odešlete je. To neznamená pouze formátování původního e-mailu, ale také zavádí do prostoru pro předávání e-mailů mnoho bílých a dalších symbolů (>), což činí e-mail téměř nečitelným.
Chcete-li to vyřešit, měli byste správně naformátovat přeposílaný e-mail, pokud je vložen do prázdného e-mailu . To zahrnuje odstranění extra bílého prostoru, stejně jako zbavení se dalších znaků, prázdných řádků a podobných věcí.
Použijte e-mail tak, jak má být použit
Vzhledem k tomu, že se jedná o primární prostředek komunikace v dnešním světě připojeném k Internetu, je nesmírně důležité, aby byl e-mail používán v souladu se správnými pravidly, která zahrnují vše od toho, jak pozdravíte příjemce, až po vybraný styl písma. A výše popsané etikety vám pomáhají dělat to, co dělá, a tím přispívají k lepšímu a produktivnějšímu e-mailu. Vyzkoušejte je a dejte nám vědět své oblíbené v komentářích níže.
